Secrétaire

Poste vacant No: 2015/21 Titre: Secrétaire Classe: G.3 Type de contrat: Contrat de durée déterminée	Date: 5 novembre 2015 Date de clôture (minuit, heure de Genève)6 décembre 2015 (18 jour(s) jusqu'à la date de clôture) Candidatures en cours d'acceptation   Unité dans l'organisation:   ACTRAV Lieu d'affectation:  Genève, Suisse
Processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui ont le droit de résider en France voisine. Peuvent participer: - Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du statut du Personnel. - Les autres candidats/tes ayant plus cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des CV et de l'évaluation. - Candidats/tes externes* Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe. Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. *Conditions d'emploi pour les candidats externes: fourchette des salaires pour ce grade : 62902 CHF p.a. (minimum) à 87814 CHF p.a. (maximum). Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
INTRODUCTION Ce poste est à pourvoir au sein du Bureau des activités pour les travailleurs (ACTRAV). ACTRAV fournit un appui au groupe des travailleurs du BIT et aux fédérations syndicales aux niveaux national et international. ACTRAV sert de lien entre le Bureau et les syndicats nationaux du monde entier pour leur permettre de jouer efficacement leur rôle, qui consiste à protéger les droits et les intérêts des travailleurs et à fournir des services utiles à leurs membres. Le/la titulaire du poste fournira des services de secrétariat et du support administratif, qui consistent à initier des transactions, traiter des documents et récupérer des données dans le cadre des normes, politiques et procédures règlementaires en vigueur. Le/la titulaire du poste travaillera sous la supervision du/de la Directeur/trice de ACTRAV.
Fonctions et responsabilités essentielles Tâches spécifiques: 1. Organiser, classer, archiver et enregistrer de nouveaux documents du BIT, livres et publications ainsi qu'enregistrer de nouvelles publications dans la base de données de ACTRAV. 2. Aider les collègues et les organisations de travailleurs par l'identification, la recherche et la localisation des documents pertinents, généralement par le biais du système informatique de la bibliothèque. 3. Répondre aux questions et effectuer des recherches dans la base de données en réponse aux demandes de renseignement courantes des utilisateurs, et faire le suivi avec les responsables sur les questions relatives aux publications d'ACTRAV . 4. Envoyer les publications du BIT aux mandants. 5. Traiter les formulaires administratifs (par exemple: les demandes de fourniture de biens ou services, les commandes, les autorisations de voyager). 6. Faire des réservations de vol. Ces tâches spécifiques sont alignées sur la description générique de type d'emploi correspondante utilisée par le BIT, qui inclut dans ce cas précis les tâches génériques suivantes: 1. Traiter un éventail de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Le titulaire peut être appelé à transcrire des textes sous dictée ou à partir d'enregistrements. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et documents préparés par des tiers, conformément à l'usage de l'organisation. Envoyer des télécopies et des messages électroniques. 2. Classer le courrier et les documents et les extraire des systèmes de classement établis, aussi bien manuels qu'électroniques. Préparer des dossiers pour les réunions en fonction d'instructions spécifiques. Étoffer les différentes bases de données utilisées par l'unité. 3. Aider à l'assemblage et à la distribution des documents de réunions, y compris, s'il y a lieu, au traitement de texte. Aider, conformément aux instructions, à la logistique des réunions et exécuter diverses tâches, notamment la collecte des documents de voyage (visas, laissez-passer, etc.) auprès des services appropriés et, s'il y a lieu, procéder au suivi. 4. Recevoir les requêtes formulées par téléphone ou personnellement et orienter vers le personnel compétent. Fixer, sur demande, les rendez-vous des fonctionnaires ou de l'unité de travail.
Qualifications requises
Formation Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école commerciale.
Expérience Deux ans d'expérience du travail de secrétariat. Une expérience de travail d'un progiciel de gestion intégrée du régime commun des Nations Unies constituerait un avantage.
Langues Excellente connaissance d'une langue de travail. Aptitude de base à lire et à parler dans une seconde langue pour répondre au téléphone et retranscrire des textes écrits.
Compétences  En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert: Connaissance des logiciels de traitement de texte, de messagerie électronique, des bases de données et d'IRIS, le progiciel de gestion intégrée au BIT. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Capacité à travailler dans un contexte multiculturel avec une sensibilité à la diversité hommes-femmes, une attitude et un comportement non discriminatoires.
Informations supplémentaires: L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable fondé sur les compétences dans le cadre du Centre d'Evaluation du BIT) et les entretiens auront lieu, en principe, entre janvier et mars 2016. Les candidats sont priés d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
LES CANDIDATS SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT EN CAS DE SÉLECTION POUR UN TEST ÉCRIT.
LES CANDIDATS RETENUS POUR UN ENTRETIEN SERONT CONTACTÉS DIRECTEMENT.
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante :erecruit.ilo.org. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant. En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'e-mail, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.