Desk officer missions internationales – rdc et maroc
LOCALISATION DU POSTE : Bruxelles, Belgique
DUREE DU POSTE : 4 mois
CONTEXTE
Médecins du Monde Belgique (MDM-B) est une ONG médicale membre du réseau international de Médecins du Monde. La délégation MDM-B met en œuvre des projets humanitaires et de développement en Belgique et dans les pays du Sud.
OBJECTIF DU POSTE
Sous la supervision du Coordinateur des Missions Internationales, le Desk officer RDC-Maroc assure le Développement, la coordination et la gestion les programmes internationaux de MdM-B en RDC et au Maroc.
PRINCIPALES RESPONSABILITES DESK OFFICER
1.Initier et conduire les réflexions sur la stratégie des interventions dans les pays concernés.
2.Déterminer des orientations de politique opérationnelle de MdM-B avec l’aval du Comité de coordination et en phase avec la stratégie de Médecins du Monde
3.Superviser la gestion des projets/programmes internationaux de MdM B (c-à-d programmer, identifier, formuler, mettre en oeuvre et assurer le suivi et les évaluations voire les capitalisations) avec l’appui technique du référent médical.
4.Déterminer les besoins en ressources humaines lors de la formulation des projets/programmes avec l’appui technique du responsable des ressources humaines
5.Représenter MdM-B vis-à-vis des acteurs internationaux concernant les points mentionnés supra
6.Etre responsable de la couverture financière pour les projets en question
7.Valider le cadre de la gestion sécurité des équipes terrain
8.Etre responsable final des rapports aux bailleurs de fonds
9.Garant de la bonne utilisation des ressources financières
10.Représenter les missions dont il a la charge auprès des instances de décision et de concertation de l’association
11.Participer également au travail de valorisation/capitalisation des projets
2.Déterminer des orientations de politique opérationnelle de MdM-B avec l’aval du Comité de coordination et en phase avec la stratégie de Médecins du Monde
3.Superviser la gestion des projets/programmes internationaux de MdM B (c-à-d programmer, identifier, formuler, mettre en oeuvre et assurer le suivi et les évaluations voire les capitalisations) avec l’appui technique du référent médical.
4.Déterminer les besoins en ressources humaines lors de la formulation des projets/programmes avec l’appui technique du responsable des ressources humaines
5.Représenter MdM-B vis-à-vis des acteurs internationaux concernant les points mentionnés supra
6.Etre responsable de la couverture financière pour les projets en question
7.Valider le cadre de la gestion sécurité des équipes terrain
8.Etre responsable final des rapports aux bailleurs de fonds
9.Garant de la bonne utilisation des ressources financières
10.Représenter les missions dont il a la charge auprès des instances de décision et de concertation de l’association
11.Participer également au travail de valorisation/capitalisation des projets
Principales tâches
1.Politique opérationnelle
•En lien avec les équipes terrain, analyser la situation humanitaire et politique afin d’assurer la pertinence des projets et leur adéquation avec les demandes et les besoins
•Identifier les zones et thématiques opérationnelles en rapport avec les objectifs de MdM-B et du mouvement international de Médecins du Monde
•Déterminer la politique de témoignage en rapport avec les actions envisagées ou en cours
•Établir et coordonner les stratégies opérationnelles de base en collaboration avec les équipes de terrain, le référent médical et les autres délégations de MdM, et ceci en incluant l'établissement des documents opérationnels (Stratégie Pays, Plan d’Action Annuel) et des notes de synthèse exigées par la direction ou toute autre instance légitime.
•Participer à des événements du réseau international de MdM et des membres associatifs (Réunions annuelles des Coordinateurs Généraux, groupes thématiques, groupes de travail associatif)
•Identifier les zones et thématiques opérationnelles en rapport avec les objectifs de MdM-B et du mouvement international de Médecins du Monde
•Déterminer la politique de témoignage en rapport avec les actions envisagées ou en cours
•Établir et coordonner les stratégies opérationnelles de base en collaboration avec les équipes de terrain, le référent médical et les autres délégations de MdM, et ceci en incluant l'établissement des documents opérationnels (Stratégie Pays, Plan d’Action Annuel) et des notes de synthèse exigées par la direction ou toute autre instance légitime.
•Participer à des événements du réseau international de MdM et des membres associatifs (Réunions annuelles des Coordinateurs Généraux, groupes thématiques, groupes de travail associatif)
2.Gestion des programmes et projets
•Définir avec l’équipe terrain et le référent médical le plan d’action annuel
•Initier, préparer et coordonner les missions exploratoires et préparatoires
•Étudier la faisabilité des actions dans le cadre contextuel et la thématique fixés,
•Rédiger et présenter une fiche et organiser le comité de projet validant les principales décisions concernant les projets (principalement le démarrage, les changements importants, les déviations budgétaires et stratégiques, la clôture)
•Rédiger (formulation), présenter et défendre des propositions d'actions devant les bailleurs institutionnels, avec le coordinateur général pays et l’appui technique de la Responsable financière.
•Identifier les ressources nécessaires à la mise en œuvre des actions aux points de vue logistique, RH et financier
•Assurer le respect des valeurs et des principes d’action au sein de chaque projet
•Assurer le suivi quotidien des projets/programmes avec les équipes terrain (rapports d’activités, réponses au terrain, recherche d’informations utiles au terrain, etc)
•Définir des indicateurs de suivi d’activité, s’assurer en lien avec le ref médical de la mise en place de la collecte de données (« monitool »), analyse de l’évolution de ses indicateurs
•S’assurer de la cohérence du système de reporting médical
•Lors de la formulation, déterminer les besoins et les thèmes des visites d'évaluation périodiques dans les programmes
•Coordonner les actions avec les acteurs internationaux et locaux incluant les membres du réseau international de MDM, ONG et OI, bailleurs de fonds, autorités et partenaires locaux
•Informe le Coordinateur des Missions Internationales tournant de toute déviance ou nouveauté par rapport au contenu du plan d’action annuel afin d’en valider le contenu (DG ou CA)
•Initier, préparer et coordonner les missions exploratoires et préparatoires
•Étudier la faisabilité des actions dans le cadre contextuel et la thématique fixés,
•Rédiger et présenter une fiche et organiser le comité de projet validant les principales décisions concernant les projets (principalement le démarrage, les changements importants, les déviations budgétaires et stratégiques, la clôture)
•Rédiger (formulation), présenter et défendre des propositions d'actions devant les bailleurs institutionnels, avec le coordinateur général pays et l’appui technique de la Responsable financière.
•Identifier les ressources nécessaires à la mise en œuvre des actions aux points de vue logistique, RH et financier
•Assurer le respect des valeurs et des principes d’action au sein de chaque projet
•Assurer le suivi quotidien des projets/programmes avec les équipes terrain (rapports d’activités, réponses au terrain, recherche d’informations utiles au terrain, etc)
•Définir des indicateurs de suivi d’activité, s’assurer en lien avec le ref médical de la mise en place de la collecte de données (« monitool »), analyse de l’évolution de ses indicateurs
•S’assurer de la cohérence du système de reporting médical
•Lors de la formulation, déterminer les besoins et les thèmes des visites d'évaluation périodiques dans les programmes
•Coordonner les actions avec les acteurs internationaux et locaux incluant les membres du réseau international de MDM, ONG et OI, bailleurs de fonds, autorités et partenaires locaux
•Informe le Coordinateur des Missions Internationales tournant de toute déviance ou nouveauté par rapport au contenu du plan d’action annuel afin d’en valider le contenu (DG ou CA)
3.Recherche de fonds
•Identifier les bailleurs de fonds institutionnels appropriés aux actions envisagées
•Soumettre et suivre les demandes de financement de projets (rédiger les propositions d'action en collaboration avec le Responsable financier, les rapports narratifs intermédiaires et finaux suivant les formats ad hoc des bailleurs institutionnels concernés)
•Gérer les contrats de financement avec les bailleurs, ainsi que les conventions de partenariat éventuelles
•S’assurer que les propositions de projets répondent aux contraintes bailleurs ainsi qu’aux échéances d’appel d’offre des bailleurs de fonds
•Assurer la gestion de la relation avec le bailleur dans son ensemble (communication en amont, en aval, mais aussi communications éventuelles publiées sur le projet), y compris les demandes de trésorerie et l’éligibilité de certaines dépenses)
•Assurer l’archivage papier et informatique des contrats et conventions bailleur
•Mettre à jour l’échéancier et les informations bailleur, compiler les guidelines bailleur
•Soumettre et suivre les demandes de financement de projets (rédiger les propositions d'action en collaboration avec le Responsable financier, les rapports narratifs intermédiaires et finaux suivant les formats ad hoc des bailleurs institutionnels concernés)
•Gérer les contrats de financement avec les bailleurs, ainsi que les conventions de partenariat éventuelles
•S’assurer que les propositions de projets répondent aux contraintes bailleurs ainsi qu’aux échéances d’appel d’offre des bailleurs de fonds
•Assurer la gestion de la relation avec le bailleur dans son ensemble (communication en amont, en aval, mais aussi communications éventuelles publiées sur le projet), y compris les demandes de trésorerie et l’éligibilité de certaines dépenses)
•Assurer l’archivage papier et informatique des contrats et conventions bailleur
•Mettre à jour l’échéancier et les informations bailleur, compiler les guidelines bailleur
4.Ressources humaines
•Identifier les ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre des actions avec l’appui technique des RH et en coordination avec le CG.
•Participer à la sélection des candidatures aux postes d’expatriés (sélection et entretien d'embauche)
•Assurer le briefing, le suivi et le débriefing des expatriés
•Superviser le travail des coordinateurs généraux sur le terrain, incluant le recrutement, la formation, l’encadrement, la supervision et l’élaboration d’objectifs ainsi que l’évaluation des performances.
•Participer à la sélection des candidatures aux postes d’expatriés (sélection et entretien d'embauche)
•Assurer le briefing, le suivi et le débriefing des expatriés
•Superviser le travail des coordinateurs généraux sur le terrain, incluant le recrutement, la formation, l’encadrement, la supervision et l’élaboration d’objectifs ainsi que l’évaluation des performances.
5.Logistique et sécurité
•Valider les commandes dépassant un seuil de 10.000€ (procédure de passation des marchés)
•Analyser avec le terrain le contexte sécuritaire du pays
•Valider les documents sécurité des terrains (matrice d’analyse des risques, guide sécurité, plan d’évacuation, etc.)
•Participer à la responsabilité tournante du téléphone d’urgence des missions internationales
•Analyser avec le terrain le contexte sécuritaire du pays
•Valider les documents sécurité des terrains (matrice d’analyse des risques, guide sécurité, plan d’évacuation, etc.)
•Participer à la responsabilité tournante du téléphone d’urgence des missions internationales
6.Communication et plaidoyer
•Avec l’équipe terrain, définir le positionnement politique, les messages et un plan de communication et de plaidoyer de la mission
•Mettre en place et alimenter les outils de communication et d’information pour le terrain
•Mettre en place et alimenter les outils de communication et d’information pour le terrain
7.Au niveau du siège de MdM-B
•Animer et organiser les réunions des équipes opérationnelles pays
•Alimenter en outils de communication les instances de gouvernance de l’association
•Encadrer les stagiaires
•Participer à la mise en place d’outils pour maximiser l’organisation et la fonctionnalité du siège MdM-B
•Alimenter en outils de communication les instances de gouvernance de l’association
•Encadrer les stagiaires
•Participer à la mise en place d’outils pour maximiser l’organisation et la fonctionnalité du siège MdM-B
8.Représentation de MdM-B
•Vis-à-vis des autres délégations du réseau international de MdM pour la préparation et la mise en oeuvre d'actions opérationnelles et/ou de témoignage conjointes
•Vis-à-vis des partenaires locaux dans le cadre des missions exploratoires, préparatoires et d’évaluation
•Vis-à-vis des bailleurs institutionnels au niveau des sièges
•Vis-à-vis des autres acteurs du monde associatif
•Vis-à-vis de médias nationaux et internationaux en rapport avec les actions en cours
•Vis-à-vis des partenaires locaux dans le cadre des missions exploratoires, préparatoires et d’évaluation
•Vis-à-vis des bailleurs institutionnels au niveau des sièges
•Vis-à-vis des autres acteurs du monde associatif
•Vis-à-vis de médias nationaux et internationaux en rapport avec les actions en cours
Profil recherché
PREREQUIS
•Formation : supérieure à orientation gestion, économique, sociale, politique, juridique
•Expérience : minimum 5 ans en gestion de projets humanitaires et/ou de développement. Expérience de terrain : Minimum 3 années comme Coordinateur Général ou dans une fonction équivalente.
•Connaissance de terrain de la RDC et/ou du Maroc
•Aptitudes personnelles : Capacités d’analyse, esprit de synthèse, sens de l’humain, capacités de coaching, capacité à travailler en ’équipe et communiquer, autonomie
•Mobilité : 20% déplacement terrain minimum
•Informatique : maîtrise du package de base MS Office
•Formation : supérieure à orientation gestion, économique, sociale, politique, juridique
•Expérience : minimum 5 ans en gestion de projets humanitaires et/ou de développement. Expérience de terrain : Minimum 3 années comme Coordinateur Général ou dans une fonction équivalente.
•Connaissance de terrain de la RDC et/ou du Maroc
•Aptitudes personnelles : Capacités d’analyse, esprit de synthèse, sens de l’humain, capacités de coaching, capacité à travailler en ’équipe et communiquer, autonomie
•Mobilité : 20% déplacement terrain minimum
•Informatique : maîtrise du package de base MS Office
Merci d’adresser vos candidatures avant le 18/09/2014 à :
Karine Van Houte, Directrice RH
par mail : rhhq@medecinsdumonde.be
Veuillez spécifier l’intitulé du poste : Desk officer RDC-Maroc
Aucune candidature ne sera traitée par téléphone.
Karine Van Houte, Directrice RH
par mail : rhhq@medecinsdumonde.be
Veuillez spécifier l’intitulé du poste : Desk officer RDC-Maroc
Aucune candidature ne sera traitée par téléphone.
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